Lean Latvijas pašvaldībās

2018. gada aprīlī Latgales reģionā aizsākās Izaugsmes kvartāla ceļš sadarbībai ar Latvijas pašvaldībām to darba efektivizācijai. Esam ārkārtīgi gandarīti par pašvaldību vadītāju un darbinieku iesaisti, patiesu interesi un sasniegtajiem rezultātiem.

Spilgtākie piemēri pēc pirmajiem Lean ieviešanas mēnešiem dažādās pašvaldībās:

• Ap 600 darba stundu ietaupījums Izglītības,Kultūras un Sporta nodaļā, samazinot atskaišu skaitu gadā no 9 uz 2. Ietaupījums ap 3500 EUR gadā.
• Būvinženiera/komunālinženiera pieņemšana štatā - eksperta klātbūtne samazinājusi pašvaldības remontdarbu tāmes par vidēji 30% katru (remontdarbi visos pašvaldības kontrolētajos aspektos, tai skaitā - ēku rekonstrukcijas/restaurācijas utt).
• Uzlabota dokumentu/pavadzīmju u.c. pieņemšanas procedūra grāmatvedībā no iestādēm, ietaupot katra grāmatveža darba laiku par vismaz 2100 EUR gadā.
• Uzlabota iekšējā komunikācija ar epastiem un darba disciplīna novada domē, samazinot dīkstāvi vidēji 5500 EUR apmērā gadā.
• Izveidots vienots dokumentu formāts grāmatvedības dokumentiem novadā - par 66% samazināts saņemto kļūdaino dokumentu skaits.
• Izveidots limitēts klientu pieņemšanas laiks (no 5 uz 2 dienām nedēļā), palielinot darbinieku produktivitāti nodaļās par 35%.

"Pateicoties Lean ieviešanai, esam skaidrāk definējuši mūsu pašvaldības stratēģisko virzienu un pilnveidojuši skatu uz vērtību, kādu to sagaida mūsu klients."

Z.Vancāne, Viļakas nov.domes izpilddirektore

"Pašvaldībā strādāju jau vairāk kā 15 gadus un varu teikt, ka šis ir absolūti interesantākais un noderīgākais darbinieku apmācību projekts, ko esmu piedzīvojusi pašvaldības darbā."

G.Kraukle, Līvānu nov.domes priekšsēdētāja vietniece

Projekts aizsākās 2018.gada 17. un 18. aprīlī Daugavpilī, kad aizritēja divas produktīvas dienas reģionālās praktiskās konferences ietvaros pašvaldību pārstāvjiem “Inovatīva organizācija: uzsvars uz pakalpojumu kvalitāti. Kas ir mūsu klienti un kādas ir viņu vajadzības? Efektīvs pārmaiņu process. Labās prakses piemēri.”.

Kā atzina LPR Attīstības padomes priekšsēdētāja vietnieks Sergejs Maksimovs:

“Jāsāk, pirmkārt, ar sevi, ar pašvaldības vadītāju, ar katru darbinieku, kuram ir jāiziet no komforta zonas, kurā ērti jūtamies, tad būs attīstība. Un šai ceļā nav jāizgudro velosipēdi, ir pārbaudītas sistēmas, kas darbojas, ko var izmantot.”

Konferences mērķis bija pašvaldību darbinieku attieksmes veidošana pret klientu un sabiedrisko pakalpojumu kvalitātes nozīmes atspoguļošana. Liels uzsvars tika likts uz organizācijas vadības stūrakmeņiem – mūsdienu pieaugošās prasības pret vadību, skaidra stratēģija, loģiski izplānoti soļi, lai padarītu labāku mūsu visu kopīgo dzīvi – gan pašvaldības darbinieku, gan tās galveno klientu – iedzīvotāju. Norisinājās diskusijas par dažādu pašvaldības darbu procesu izprašanu un aprakstīšanu, kā arī organizācijas līdera lomu šo procesu vadīšanā un izpildes deleģēšanā. Konferencē piedalījās Aglonas, Balvu, Daugavpils, Ilūkstes, Līvānu, Ludzas, Preiļu, Rēzeknes, Riebiņu, Viļakas un Viļānu novadu un Daugavpils pilsētas pašvaldības, kā arī Latgales plānošanas reģiona administrācijas pārstāvji.

Konferences lektors Džons Adlers, kuram ir liela pieredze LEAN vadības sistēmas ieviešanā ne tikai uzņēmumos, bet arī pašvaldībās Austrijā un citur Eiropā, uzsvēra: “Ir redzams sastapto pašvaldību darbinieku entuziasms apgūt jaunus veidus un metodes, kā uzlabot pašvaldības sniegto pakalpojumu kvalitāti tās iedzīvotājiem. Jūtos patiesi pagodināts, ka varēju palīdzēt šim mērķim!” Dalībnieki augsti novērtēja Dž.Adlera atraktivitāti un sarežģītā konferences materiāla vienkāršo pasniegšanas veidu, kā arī pieredzi, ar ko viņš dalījās gan konferences ietvaros, gan individuālās konsultācijās.

Konferences ietvaros dalībnieki tika iepazīstināti arī ar LEAN vadības sistēmu, kas palīdz organizācijai novērst resursu izšķiešanu un ieviest nepārtrauktu, uzlabojumu kultūru. Tie ir ietaupījumi, kas rezultējas ne tikai finanšu resursu izteiksmē, bet arī kā ātrāki, ērtāki, pieejamāki pakalpojumi organizācijas klientiem un darbiniekiem, pašvaldību gadījumā – iedzīvotājiem, kas ikdienā izmanto pašvaldības pakalpojumus.

Kā atzina konferences moderatore Karlīna Anna Rozenfelde: “Esmu patiešām gandarīta par Latgales plānošanas reģiona pašvaldību vadītāju un darbinieku izrādīto vēlmi veikt būtiskas izmaiņas pašvaldību darbā! Konferences laikā dalībnieki uzdeva daudzus jautājumus, kas liecināja par tēmas izpratni un vēlēšanos apgūto uzreiz ieviest praksē. Ar nepacietību gaidu turpmāko projekta attīstību un redzu, ka mūs visus sagaida pietiekoši grūts, bet noteikti izdarāms darbs, kura rezultāti iepriecinās gan iesaistīto pašvaldību darbiniekus, gan iedzīvotājus!”

Šī konference bija īss ieskats plašajam tematu lokam, ar ko pašvaldību vadītāji un darbinieki tika detalizētāk iepazīstināti turpmākajās projekta aktivitātēs – 10 dienu apmācību cikla ietvaros, kas tika balstītas uz pašvaldību vajadzībām.

Konference norisinājās projekta LLI-59 “Praktisko apmācību un pasākumu cikls sadarbības veicināšanai starp iestādēm un darbinieku kapacitātes celšanai (Open Leadership)” ietvaros. Šo projektu finansē Eiropas Savienība. Šis dokuments ir sagatavots ar Eiropas Savienības finansiālo atbalstu. Par šī dokumenta saturu pilnībā atbild Latgales Plānošanas reģions, un tas nekādos apstākļos nav uzskatāms par Eiropas Savienības oficiālo nostāju.